Cómo organizar un buen evento.

Cómo organizar un buen evento.

La organización de eventos es una actividad que últimamente esta en auge. Siempre han existido los organizadores de fiestas, pero en los últimos años han surgido personas y empresas que han hecho de este tipo de actividad una verdadera profesión. Y no sólo a nivel de grandes eventos o reuniones, sino en organizaciones de pequeñas fiestas como cumpleaños, despedidas de soltero, pedidas de mano, comuniones, reuniones de amigos, baby shower, etc….

Pero para organizar un buen evento no sólo necesitamos las ganas de hacerlo, también es necesario planear una buena logística que se base en una previsión exacta de las necesidades de cada ocasión. Si conocemos bien que es lo que buscamos y sabemos gestionar correctamente nuestros recursos, el evento será un éxito.

¿Qué necesitamos para organizar un buen evento?¿Cómo se organiza una actividad?

¿Qué necesitamos saber y prever para organizar un buen evento?

Antes de organizar el evento tenemos que definir muy bien cuales son nuestras necesidades en función al tipo de actividad, porque de ello depende nuestro presupuesto y el material necesario que tendremos que conseguir. Para hacer una buen listado de necesidades y en consecuencia, elaborar un buen presupuesto, tenemos que definir los siguientes detalles:

-Tipo de evento.

No es lo mismo un baby shower que una despedida de soltero. Tampoco es lo mismo organizar un evento por la mañana que por la noche, u organizar el evento en el interior de un reciento que al aire libre.

-Personas que asistirán al evento.

Quizás el dato más importante es saber con antelación el número aproximado de personas que asistirán a nuestro evento.

-Definir la infraestructura del evento.

Este punto es muy importante ya que de él depende el éxito de nuestra actividad. No es la primera vez que nos encontramos en una fiesta en la que faltan sillas o nos morimos de calor porque no estamos protegidos del sol, ya que nadie ha previsto la instalación de un toldo. Por eso, es necesario prever la necesidad de carpas, sillas y mesas así como una buena iluminación.

La infrestructura del evento es fundamental

-Decoración.

La decoración marca la diferencia entre un buen evento y una actividad sin gracia. No solo tenemos que prestar atención a detalles como la mantelería o el decorado general del entorno del evento, también tenemos que pensar en otras cosas más sutiles como el tipo de iluminación, adornos florales o cualquier otro tipo de complemento que queramos añadir a nuestra actividad. No tenemos porque limitarnos a utilizar una iluminación básica, podemos añadir un toque de personalidad con tiras de Led, guirnaldas de luces, etc…, sobretodo en eventos relacionados con cumpleaños y celebraciones.

En eventos nocturnos la iluminación es muy importante

-Comida y bebida.

No hay evento sin, aunque sea, un pequeño canapé. La comida y bebida son fundamentales. No importa si se ofrecen solo unas patatas fritas y unas botellas de agua mineral, porque lo que de verdad debe preocuparnos es cubrir las necesidades de nuestros invitados. Así pues, si se trata de una breve presentación de un producto a media mañana del lunes, quizás baste con unas latas de refresco y unos frutos secos, pero lo que no podemos hacer es no prever la cantidad de refrescos que necesitaremos o que estos estén calientes a la hora de servirlos.

-El evento no termina cuando los invitados se van.

A la hora de planificar eventos, muchas veces no se piensa en quien va a desmontar la infraestructura o quien va a realizar la limpieza posterior. A la hora del montaje, en eventos pequeños, es fácil encontrar voluntarios, pero a la hora de desmontar y limpiar, y sobre todo, en eventos grandes, nos podemos encontrar con un gran problema, así que es muy importante disponer de una empresa de limpieza para que se encarguen de dejar el lugar limpio y listo para la próxima actividad.